为加强档案资源建设，实现档案信息网络化和信息利用在线化，充分发挥档案的信息服务功能，根据《婚姻登记档案管理办法》及档案部门的有关要求，太仓市民政局婚姻登记处按照“利用优先、分步实施”的原则，通过“四个落实”有序推进婚姻、收养档案的全文数字化扫描和移交工作。
一、落实经费，提供保障。根据计划部署，需将婚姻登记处自2007年成立以来办理的婚姻、收养登记所形成的十年业务档案，共5万多件约60万页档案进行全文数字化扫描，然后分期分批全部移交太仓市档案局。档案全文扫描任务重，事琐量大，局领导高度重视，专项研究工作方案并予第一时间审批经费、购买服务，确保了扫描工作的顺利开展。
二、落实责任，岗责到人。通过与苏州档案管理有限公司签订档案全文扫描加工合同，将档案数字化服务外包。婚姻登记处、档案局、扫描单位，召开档案工作推进会，成立档案交接专项组。登记处统筹调度，制定档案交接计划，建立数据目录，进行档案检查和数据挂接;外包单位负责扫描;档案局负责业务指导和最后的档案接收。各相关部门严格按照档案管理要求，明确各自岗责分工，层层压实责任，确保责任落实到人。
三、落实要求，全文扫描。严格按照《纸质档案数字化技术规范》要求，规范扫描操作流程。一是签订档案数字化加工保密协议，确保档案安全。二是履行档案借阅手续，领取一批扫描一批，完成后及时入库，交接手续完备，避免过多案卷散放甚至丢失。三是进行档案全文数字化扫描工作，认真做好拆分、扫描、整理、装订，注重对档案的保护。做到扫描图像与档案原件大小一致、版面整洁、影像清晰，图像分辨率符合扫描精度要求，图片端正无扭曲、折叠，PDF格式的数字档案与档案实体及电子目录一一对应。图像质检符合要求，确保档案扫描件质量。
四、落实节点，分批移交。严把时间节点，稳步推进,及时交接。一是做好档案整理检查。完善备案登记资料，专人负责检查每一卷档案原件的完整性，核对有无纸张夹杂、照片掉落或页序倒装缺页等。二是制定档案交接清单。注明结婚离婚补领收养等各业务类型，按年度标明档案编号、数量、移交方、接收方等内容，拷贝扫描件，对数字化加工成果进行备份。三是分批分期有序进行移交。此批移交档案涉及数量多、年度跨度长,按照序时进度，每月移交一个年度的业务档案，避免了扎堆和出现资料断档漏项等现象。四是与太仓市档案局做好交接。运送至档案局的婚姻收养档案，按照全宗号、年度、性质、卷号按序排放，一目了然，便于档案局验收入馆。档案局重点进行纸质档、电子档、档案信息条目三者间数据的对接核对，并对档案综合管理系统进行数据整合。
婚姻登记处精心组织，认真落实，作了大量繁琐而细致的工作，确保档案扫描、移交工作，按照序时进度有效推进。在大家的齐心协力下，目前已完成第一批2007年至2011年共五年的档案进馆任务，共扫描、交接婚姻收养档案28326卷295330页。第二批次的档案数字化工作正有条不紊进行中。通过档案数字化工作的全面开展，进一步夯实了档案信息化建设服务民生的基础，实现民政与档案部门间资源共建共享的无缝对接，更好地为社会提供高效便捷的查档“快车道”服务。